Aviso de privacidad para clientes

1. Quién decide sobre tus datos

Tu firma contable —la firma que lleva tu contabilidad y te dio acceso al portal o al enlace— es la responsable del tratamiento de tus datos: decide qué datos se reciben y con qué fin.

Para ese trabajo tu firma usa Cuadria, un producto de OneXscale LLC. Cuadria es la encargada del tratamiento: trata tus datos por cuenta de tu firma para prestarle el servicio, incluidos su seguridad y el control de su calidad, como se explica abajo. En este aviso, «nosotros» es Cuadria.

Este aviso cubre el portal del cliente, los enlaces para enviar documentos, y los mensajes de WhatsApp y los correos entre tu firma y tú que pasan por Cuadria. Tu firma puede tener su propia política de privacidad; este aviso explica la parte que ocurre en Cuadria. Seguimos los principios de la Ley núm. 172‑13 sobre Protección de Datos de Carácter Personal de la República Dominicana.

2. Qué datos recibimos

• Identificación y contacto: tu nombre o razón social, RNC o cédula, régimen tributario, los socios o representantes y los datos de contacto que tu firma registre.
• Documentos: facturas, comprobantes (NCF/e‑CF), estados de cuenta bancarios, nóminas (con los datos de tus empleados que aparecen en ellas) y demás documentos que envías por el portal, el enlace o WhatsApp, junto con los datos que la IA extrae de ellos.
• Datos fiscales que prepara tu firma: los borradores de tus declaraciones, las cifras que calcula y los acuses que registra después de presentarlas.
• Mensajes y voz: lo que le escribes a tu firma por WhatsApp, las preguntas que haces en el portal, las notas de voz que envías y lo que dictas en el portal, que se convierten a texto.
• Alegra: si tu firma trae tus datos desde Alegra (su cuenta o la tuya), lo que se lee de ahí; si conecta tu cuenta, también el correo y el token de acceso, guardados cifrados.
• Acceso al portal: si entras con una cuenta, tu correo y tu contraseña; si tu acceso tiene PIN, el PIN. La contraseña y el PIN nunca se guardan en texto legible, solo una huella (hash) que permite comprobarlos.
• Datos de uso y seguridad: registros de acceso, dirección IP, tipo de dispositivo y la bitácora de auditoría (quién vio o cambió qué, y cuándo).

No te pedimos las credenciales de la Oficina Virtual de la DGII ni del SUIRPlus de la TSS.

3. Para qué se usan

Para que tu firma te preste su servicio contable y fiscal:

• Recibir y leer tus documentos, organizarlos por período y preparar los borradores de tus declaraciones.
• Conciliar tus movimientos bancarios y señalar lo que falta o no cuadra.
• Avisarte de lo que tu firma necesita de ti y de tus vencimientos.
• Proteger el acceso, mantener la bitácora de auditoría, dar soporte, corregir fallas y medir y mejorar la calidad del servicio.

Nada se presenta a la DGII ni a la TSS desde Cuadria. Tu contador revisa lo que se prepara, lo aprueba y hace la presentación. No usamos tus datos con fines publicitarios ni los cedemos a terceros para mercadeo.

4. Inteligencia artificial

Tu firma usa modelos de IA dentro de Cuadria para leer tus documentos, convertir la voz a texto, preparar borradores y responder las preguntas que haces en el portal.

• Por WhatsApp puede contestarte la IA. Algunas respuestas y recordatorios de tu firma los redacta y envía la IA de Cuadria, en nombre de tu firma y sin que una persona los revise antes. Si prefieres a una persona, pídelo en el chat y tu firma retoma la conversación.
• No entrenamos modelos de terceros con tus datos. Tus documentos y cifras no se usan para entrenar modelos de proveedores externos.
• La IA propone; tu contador decide. Lo que produce la IA para tus declaraciones es un borrador. Ninguna cifra llega a la DGII o la TSS sin que un profesional la revise y la apruebe.
• Las respuestas explican, no aconsejan. Para cualquier decisión, consulta a tu contador.

Para medir y mejorar la precisión con que se leen los documentos, un equipo reducido de Cuadria puede usar en pruebas internas una muestra de documentos que una firma ya corrigió o confirmó. Nunca para entrenar modelos de terceros.

5. Con quién se comparten

No vendemos datos personales. Además de tu firma, tratan tus datos los proveedores que nos ayudan a operar el servicio («subencargados»), bajo contrato y obligados a la misma protección. Son estos:

• Supabase — base de datos, autenticación y almacenamiento de los documentos.
• Vercel — alojamiento de la aplicación, sus estadísticas de uso (sin cookies) y la pasarela por la que llegamos a los modelos de IA.
• Proveedores de modelos de IA — Google, Anthropic, OpenAI y empresas con sede en Estados Unidos que alojan modelos abiertos. Leen documentos, transcriben notas de voz y preparan borradores y respuestas. Corren bajo términos de retención cero: los documentos no se conservan ni se usan para entrenar.
• Deepgram — convierte a texto lo que se dicta en el portal y en la aplicación, y lee respuestas en voz alta.
• Meta — WhatsApp Business, el canal por el que la firma y sus clientes se escriben.
• Resend — envío de los correos del servicio (invitaciones, enlaces para enviar documentos, avisos).
• GitHub — las pruebas internas de calidad de la lectura, sobre una muestra de documentos.

Si sumamos uno, actualizamos este aviso antes. Lo que envías por WhatsApp también se rige por las condiciones de WhatsApp.

También podríamos divulgar datos si la ley nos obliga, para proteger derechos o la seguridad, o en una reorganización societaria —en cuyo caso este aviso seguiría aplicando—. Ante la solicitud de una autoridad, revisamos que sea legal, entregamos solo lo mínimo exigido y se lo notificamos a tu firma, salvo que la ley lo prohíba.

6. Dónde se guardan y por cuánto tiempo

Los datos se guardan y procesan en servidores fuera de la República Dominicana, principalmente en Estados Unidos; exigimos garantías adecuadas y cifrado.

Tu firma contable decide cuánto tiempo se conservan tus datos, dentro de los plazos que exige la normativa fiscal dominicana para la documentación contable; mientras no los elimine, siguen en Cuadria. Lo que respalda una declaración ya presentada queda retenido y no se borra; lo que tu firma envía a la papelera se borra de forma definitiva al poco tiempo.

Si dejas de ser cliente de tu firma, pídele a ella que conserve o elimine tus datos. Si tu firma cierra su cuenta en Cuadria, eliminamos o anonimizamos sus datos —incluidos los tuyos— en un plazo razonable, salvo lo que debamos conservar por obligación legal. Un dato eliminado puede permanecer un tiempo en las copias de seguridad, hasta que estas se renuevan.

7. Cómo se protegen

• Cifrado en tránsito y en reposo.
• Verificación en dos pasos (MFA): la firma puede exigirla a todo su equipo para entrar, y siempre se pide para firmar una declaración.
• Aislamiento multiempresa: ninguna otra firma puede ver tus datos, y eso está reforzado a nivel de base de datos.
• Bitácora de auditoría de los accesos y cambios sobre datos sensibles.

Ningún sistema es infalible, pero tratamos tus datos fiscales con el cuidado que merecen.

8. Tus derechos

Conforme a la Ley 172‑13, tienes derecho a acceder a tus datos personales, rectificarlos, pedir su cancelación o supresión y oponerte a ciertos tratamientos. La supresión tiene un límite: lo que la ley obliga a conservar, como el respaldo de una declaración ya presentada, se conserva.

Cómo ejercerlos: pídeselo primero a tu firma contable, que es quien decide sobre tus datos. Si no logras comunicarte con tu firma, escríbenos por WhatsApp al 809-938-9650 o a soporte@cuadria.do. Como actuamos por cuenta de tu firma, no podemos decidir por ella: le haremos llegar tu solicitud y te responderemos en un plazo razonable.

9. Cookies y almacenamiento local

Usamos cookies y el almacenamiento local de tu navegador solo para lo estrictamente necesario: iniciar sesión, recordar la verificación del PIN del portal, tu preferencia de tema y los avisos que ya cerraste. No usamos cookies de publicidad ni de seguimiento de terceros.

10. Cambios y contacto

Podemos actualizar este aviso; cada versión se publica con su fecha de actualización arriba. Para dudas sobre tu servicio contable, habla con tu firma. Para dudas sobre este aviso, escríbenos por WhatsApp al 809-938-9650 o a soporte@cuadria.do.

Consulta también: Términos de uso.